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福州市城乡建设委员会关于福州市城市建设档案馆电子档案接收管理工作的通知

福州市城乡建设委员会关于福州市城市建设档案馆电子档案接收管理工作的通知

* 来源 : * 作者 : admin * 发表时间 : 2018-03-16 * 浏览 : 7

福州市城乡建设委员会关于福州市城市建设档案馆电子档案接收管理工作的通知

发布时间:2018-03-15 来源:建委 文号:榕建档[2018]1号 字体显示:    默认
 
各建设、勘察、设计、施工、监理单位:
根据国家标准《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)、行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2017)以及省住房和城乡建设厅《关于加快推进城建档案信息化的意见》(闽建办[2017]9号),我委已于2017年8月31日下发<<福州市城乡建设委员会关于福州市城市建设档案馆开展接收电子档案的通知》(榕建档案[2017]2号),从2018年1月1日起,各建设单位在向福州市城市建设档案馆报送纸质档案的同时,应附一套与之相对应的电子档案。为进一步落实和规范电子档案的接收管理,现将《福州市建设工程电子档案管理办法》(附件1)、《福州市城市建设档案馆建设工程档案扫描件质量标准》(附件2)印发你们,请认真执行。
专此
 
附件:1、福州市建设工程电子档案管理办法
      2、福州市城市建设档案馆建设工程档案扫描件质量标准
 
 
福州市城乡建设委员会     
  2018年3月12日    
 
(联系人:陈丹娜,联系电话:83335825;联系人:郭永强,联系电话:83371343)
 
 
 
附件1:
福州市建设工程电子档案管理办法
 
第一条  为加强福州市建设工程电子文件的归档与管理,建立真实、完整、有效的建设工程电子档案,保障建设工程电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用,根据《建设工程质量管理条例》(国务院令第279号)、《城市建设档案管理规定》(建设部90号令)、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2014)、《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2017)等有关法律、法规、规范和标准,结合本市工作实际,制定本办法。
第二条  本办法所称建设工程电子文件是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
建设工程电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
第三条  城建档案馆对建设工程电子档案采用离线和在线两种接收方式。第一阶段为近期的离线接收方式,第二阶段采用在线接收方式,实施时间另行通知。
第四条  建设单位应对本单位形成的建设工程电子档案以及勘察、设计、施工、监理等单位形成的建设工程电子档案进行监督、检查、收集和汇总,并按照城建档案馆的归档要求在竣工验收后三个月内向城建档案馆移交。
第五条  建设单位移交的建设工程电子档案的数据类型、格式、被操作数据、检测数据必须切实按照《建设电子文件与电子档案管理规范》的要求执行,指定具有城建档案从业经验的人员做好建设工程电子文档的收集、归档工作。在向城建档案馆移交电子档案之前,应当对建设工程电子档案数据的准确性、完整性、有效性和安全性进行检测,合格后方可移交。
第六条  电子档案移交之前,移交单位应确定电子档案的密级。属于国家秘密的电子档案应使用专用保密存储媒体存储,并应按国家现行有关保密规定办理移交手续。
第七条  建设单位移交建设工程电子档案时,提供的建设工程电子档案文件应采用获得国家工业和信息化部、国家密码管理局等部门许可的电子认证机构发放的电子签章进行盖章,同时应利用电子签名技术保障电子信息的真实性和完整性以及签名人的不可否认性。
第八条  建设工程电子档案的归档和整理,应注意检查并清除计算机病毒,对存储在光盘、磁盘、磁带等介质中的电子文件,应注明是否经过查毒和杀毒处理。城建档案馆应拒收含有计算机病毒或其它安全隐患的数据文件。建设工程电子文件应分类组盘,应按类别排序,填写必要著录项目,编制机读记录和存放载体的编号。归档电子文件的著录应符合国家档案局《档案著录规则》的基本要求。
第九条  建设工程电子档案具体要求应根据《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)以及《城建档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011)、《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2017)相关规定执行。
第十条   自2018年1月1日起,建设单位向城建档案馆报送纸质档案的同时应报送一套与纸质档案完全一致的、符合规定的电子档案。
 
附件2:
福州市城市建设档案馆建设工程档案
扫描件质量标准
 
1 前提要求:
所有要进行数字化的档案必须先进行组卷,编制好页号,每卷按顺序编制好卷号。编制卷号时,图纸类1盒也算作1卷。
2 扫描方式:
纸质档案扫描采用24位彩色扫描,必须原件1:1扫描,超过A0幅面的图纸可以进行分区扫描,需保证完整性,分区拼接后可以合并为一个完整图像;扫描后的图像要清晰、完整,符合正常浏览方向,内容不得倒置、横置,并应进行裁边处理,去除多余白边。
3 分辨率:
文字材料扫描采用300dpi分辨率,图纸材料扫描采用200dpi分辨率。
4 文件存储类型:
文件最终的存储格式为PDF格式,其中文字材料要经过OCR识别技术之后,转存为PDF格式;图纸材料则不需要进行OCR识别。
5 文件存储方式
城建档案馆免费提供“福州市建设工程电子文件归档软件”,存储时根据归档清单,按工程、案卷、文件分级存储,每一份纸质文件需要单独创建文件,为了便于后续利用,单个容量超过50MB的文件,分割成若干个小于50MB的文件来存储,以U盘存储,提交到福州市城市建设档案馆以供审核。
6 文件命名规则:
文件命名结构为“xxxx_yy_文件题名.pdf”,其中前四位“xxxx”为卷号,代表文件所属案卷的卷号,从1开始,前面不足位数补0;第五位到第六位“yy”为文件在卷内目录的顺序号,从1开始,前面不足位数补0;“题名”即文件本身题名。
举例说明,“建设工程规划许可”这个文件,在工程第1个案卷里,卷内目录序号为1,则其电子档案文件名应为“0001_01_建设工程规划许可.pdf”。
超过规定容量的文件(标准为50M以内)要进行分割,分割后在题名后按顺序命名,如:“0001_01_建设工程规划许可_01.pdf”、“0001_01_建设工程规划许可_02.pdf”、“0001_01_建设工程规划许可_03.pdf”……以此类推。
特别说明:案卷内的“卷内目录”固定序号为“00”,如:“0001_00_卷内目录.pdf”;案卷内的备考表固定序号为“99”,如:“0001_99_备考表.pdf”。
7 电子签章要求:
每个电子档案文件的第一页必须是“建设工程电子档案质量保证书”。“建设工程电子档案质量保证书”必须加盖电子签章。最终提交到城建档案馆的电子档案文件必须是“带有数字签名的PDF文件”。